マイナンバーの管理は『USB金庫番』

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中小企業の皆様

自社の責任範囲をご存知ですか?

社内や移動時、委託先も管理責任範囲になります。

1「マイナンバーが漏えいした」ということだけで即、罰則規定が適用されるわけではありません。

セキュリティ対策として「マイナンバーを漏えいさせない事」がテーマとされています。しかし、番号法では漏えいした且つ、下記の不備があった場合に罰則が適用されることになっています。

情報漏えい
  1. 1) 規定を作成しているか?
  2. 2) 規定通りに作業を行っているか?
  3. 3) 作業履歴が記帳されているか?

上記 3)は下記の項目を作業台帳に記載する必要があります。
手作業で忘れずに漏れなく記載することはできますか?

  • いつ
  • 誰が
  • 誰(従業員や扶養家族)のマイナンバーを
  • どんな作業(追加、削除)を行ったのか

2マイナンバーは社外に持ち出すときに、漏えいの危険性が高まります。

持ち出し

マイナンバーを記載する資料()を自社で作成していない場合、社外の第三者(社労士・税理士)にその業務を委託するため、マイナンバーを渡す必要があります。マイナンバーを管理する方法は紙、Excel、USBメモリなど様々ですが、それを渡す時、危険(拡散、紛失、作業台帳の記入漏れ)はありませんか?

「源泉徴収票」「給与支払報告書」「雇用保険被保険者資格(喪失)届」「支払調書」「健康保険・厚生年金保険被保険者資格届」など

3委託先がマイナンバーを漏えいした場合、委託元の責任になるかもしれません。

法律

番号法 第11条 「委託先の監督義務」をご存知ですか?

番号法 第11条 委託先の監督義務
  1. 委託先の適切な選定
  2. 安全管理措置に関する委託契約の締結
  3. 委託先における特定個人情報の取扱い状況の把握

上記内容に準拠することで、特定個人情報を第三者に委託することが可能です。しかし、これらの監督義務を怠った状態で、委託先で特定個人情報が漏えいした場合は、委託者(委託元)が番号法に違反したと判断される可能性が十分にあります。その為、委託先にマイナンバーを渡した後は、委託先の作業台帳を委託先から頂くことが必要です。

社労士・税理士の皆様

こんなに大変! マイナンバー業務!

入力は管理が大変なマイナンバー

1顧問先のマイナンバーを、何度も業務ソフトに入力・メンテする必要があります。

入力

マイナンバーを記載する帳票を作成する時期は、年末調整、法定調書作成、顧問先の決算期、確定申告など、年間で最も忙しい時期に重なります。ここでマイナンバーを各ソフトへ手入力をするとなると、

  • 誤入力
  • 入力チェック
  • メンテナンス作業(変更・削除)

などが発生し、ただでさえ余裕のない状態の中で、さらに労力を費やすことになります。この作業が楽になるとしたらいかがですか?

2マイナンバーの作業履歴を顧問先に提示する必要があります。

報告

顧問先から要求された場合、マイナンバーを取扱った作業履歴報告書を提出しなければなりません。不備のある作業報告を行った場合は、顧問先からの信用が低下するだけでなく、大切な顧問先を失うことになりかねません。ご利用の業務ソフトへ入力した後の作業履歴はそれぞれの業務ソフトに記録されますが、預かったマイナンバー情報を返却するまでの間に、勝手にコピーされ持ち出されていないかを証明するのは非常に困難です。

3マイナンバーの保管方法の数だけ、ルールの整備、費用が掛かります。

パソコンとマイナンバー

顧問先のマイナンバーの管理方法は、紙、Excel、USBメモリ、クラウド、専用ソフトなど様々です。顧問先の保管方法に合わせて業務のルールをその管理方法の数だけ整備し、それに準拠して業務処理を行うことは、マイナンバー業務を複雑にし、ルールの不徹底、入力ミス、チェック漏れが増えるだけでなく、それを管理するコストも増加させます。

USB金庫番とは

USB金庫番の仕組み

1情報の拡散を防止する特殊な技術を採用

強固なセキュリティ
  • 単なるUSBメモリではありません。
  • 警視庁などにも導入しているセキュリティ特殊技術の採用に加え、情報は「USB金庫番」の保護領域に保管されるため、マイナンバーの拡散を防止します。
  • 顧問先からマイナンバーをお預かりする場合は、「USB金庫番」を利用すれば安心です。
  • アナログとITのハイブリッドで、簡単・安全・便利を実現します。

2作業履歴管理台帳を自動的に作成します。

自動で記録
  • マイナンバーに関する顧問先の操作履歴はもちろんのこと、社労士・税理士事務所で行った作業履歴も自動的に記録されます。
  • 番号法 第11条「委託先の監督義務」対応も万全です。
  • 作業報告書も自動作成されるため、手書きの問題点だった誤記入や記入漏れを解決し、チェック作業を軽減します。

3「USB金庫番」の保護領域のみに保管されます。

拡散・漏えいを防止
  • マイナンバーは「USB金庫番」の保護領域に保管します。
  • 保護領域内では下記の機能が働き、外部に出力できません。

    1. インターネット接続、ネットワーク接続を自動的に切断
    2. データのコピーアウトを禁止
    3. 印刷、画面キャプチャを禁止

4ご利用されている業務ソフトに連動します。

業務ソフトと連動
  • 「USB金庫番」に登録されたマイナンバーは、各業務ソフトの指定ファイルフォーマットでCSV出力できます。そのため、顧問先のマイナンバーを何度も業務ソフトに入力する作業から解放されます。
  • ホワイトリストに登録された業務ソフトを起動している場合に限り、CSV出力が可能です。
  • 業務ソフトに取り込まれた後、CSVファイルは自動的に削除されます。取り込み中に「USB金庫番」が抜かれた場合であってもCSVファイルは自動的に削除されますので、CSVファイルの拡散・漏えいを防止します。(「CSV出力した」という履歴は、利用目的と合わせて自動記録されます。)
連動ソフト(※)

弥生給与、給与奉行、データ管理の達人、社労夢

(※)連動する業務ソフトは随時対応予定です。

「USB金庫番」で管理すれば、保管方法が1つになります。

5支払先のマイナンバーも管理できます。

支払調書
  • 支払調書に使用する支払先のマイナンバーも管理できます。
  • 支払先の区分(原稿料、弁護士費用、不動産使用料など)も併せて登録できるので、支払先が多くても管理が簡単です。
  • 弥生の支払調書(※)と組み合わせることにより、支払調書を安全・簡単に作成できます。

    (※)支払調書、及び振込みのFBデータを作成することができるソフトウェアです。弥生製品を所有していなくても使用できます。

6「USB管理Dockドック」(士業様専用)

  • 顧問先から預かった「USB金庫番」を「USB金庫番 管理Dock」に集約することができます。
  • 集約したことの作業履歴は、各「USB金庫番」に自動記録されます。
  • 顧問先が「USB金庫番」を紛失した場合は、「USB金庫番 管理Dock」からデータを復元することができます。(データお預かりサービスとしてご利用できます)
  • 「USB金庫番 管理Dock」からは、情報の追加・修正・削除は行えません。

7維持費が安い!

  • 「USB金庫番」の維持管理費用は、9,600円/年(月額換算800円)となります。
    詳細は価格表をご参照下さい。
  • 登録するマイナンバー収集対象者の人数制限はありません。
    但し、保存媒体の容量によって収集対象者の人数が制限されます。

価格表

価格は全て税抜表示です。

USB金庫番

初期費用

商品名価格
USB金庫番49,800円
USB金庫番Backup15,000円
合計64,800円
  • 「USB金庫番」は「USB金庫番 Backup」とセットでの販売となります。(それぞれUSBメモリ:8GB 1本)
  • 「マイナンバー規程集」付き。初年度の年間管理費用(保守サポート)を含んでいます。
  • USBメモリの特性上、データが永久に保存されるわけではありません。そのため「USB金庫番」のデータは「USB金庫番Backup」に定期的にバックアップして下さい。セキュリティを維持したままバックアップできる機能が付いています。(セキュリティ上、「USB金庫番Backup」以外にデータはバックアップできません)
  • データが消失、破損した場合、弊社はその責任を負いかねますのであらかじめご了承ください。
  • 保守サポート期間中は、「USB金庫番」のバージョンアップソフトウェアがダウンロードすることができ、「USB金庫番」に関する質問をサポートセンターへ問い合わせることができます。なお、保守サポートの有効期限が切れますと、機能が一部制限されますのでご注意下さい。
  • 事業者が個人番号を取り扱う上で必要となる取扱規程の雛形「マイナンバー規程集」が付属しています。
  • 「USB金庫番Backup」は、単体で追加購入することができます。
  • 「USB金庫番」はパスワードを忘れた場合、ログインすることができなくなり、データの入力や参照ができなくなります。パスワードの管理に不安がある方は、パスワード管理が不要になる<オプション:手のひら静脈認証キット>をご検討ください。
  • USBメモリの保証については、メーカーのサポート基準に準拠します。

次年度以降の年間管理費用(保守サポート)

商品名価格
年間管理費用9,600円
  • 月額換算 800円
  • 登録するマイナンバー収集対象者の人数に関係なく、一律となります。
  • 次年度以降の保守サポートを受けるための年間管理費用となります。
  • 保守サポート期間中は、「USB金庫番」のバージョンアップソフトウェアがダウンロードすることができ、「USB金庫番」に関する質問をサポートセンターへ問い合わせることができます。なお、保守サポートの有効期限が切れますと、機能が一部制限されますのでご注意下さい。

士業用USB金庫番管理ツール:USB金庫番 管理Dockドック

初期費用

商品名価格
USB金庫番 管理Dock(管理Dock Bakcup含む)98,000円
  • 「USB金庫番 管理Dock」は「USB金庫番 管理Dock Backup」とセットでの販売となります。(それぞれUSBメモリ:16GB 1本)
  • 初年度の年間管理費用(保守サポート)を含んでいます。
  • USBメモリの特性上、データが永久に保存されるわけではありません。そのため「USB金庫番 管理Dock」のデータは「USB金庫番 管理Dock Backup」に定期的にバックアップして下さい。セキュリティを維持したままバックアップできる機能が付いています。(セキュリティ上、「USB金庫番 管理Dock Backup」以外にデータはバックアップできません)
  • データが消失、破損した場合、弊社はその責任を負いかねますのであらかじめご了承ください。
  • 保守サポート期間中は、「USB金庫番 管理Dock」のバージョンアップソフトウェアがダウンロードすることができ、「USB金庫番」に関する質問をサポートセンターへ問い合わせることができます。なお、保守サポートの有効期限が切れますと、機能が一部制限されますのでご注意下さい。
  • 「USB金庫番 管理Dock Backup」は、単体で追加購入することができます。追加購入をご希望の場合は、お問い合わせ下さい。
  • USBメモリの保証については、メーカーのサポート基準に準拠します。

次年度以降の年間管理費用(保守サポート)

商品名価格
年間管理費用20,000円
  • 次年度以降の保守サポートを受けるための年間管理費用となります。
  • 保守サポート期間中は、「USB金庫番 管理Dock」のバージョンアップソフトウェアがダウンロードすることができ、「USB金庫番 管理Dock」に関する質問についてサポートセンターへ問い合わせることができます。なお、保守サポートの有効期限が切れますと、機能が一部制限されますのでご注意下さい。

オプション:手のひら静脈認証キット

商品名価格
手のひら静脈認証キット39,600円
手のひら静脈認証キット
  • 富士通製
  • ソフトウェア:PalmSecure LOGONDIRECTOR
  • センサー:PalmSecure-SL スタンダードセンサー
  • パスワードを忘れがちな方にオススメです。パスワードの入力が不要になります。
  • PC1台に設定することができます。複数台でご利用になる場合はお問い合わせください。
  • 下記の保守料金が含まれています。(初年度のみ)
  • センサーのメーカー保守
  • 弊社電話サポート

マイナンバーの管理は『USB金庫番』

090-4424-76259:00-18:00(月-金)

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